2011年12月2日金曜日

Version4開発状況: ポータル機能詳細

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V4のリリース迄あともう少しです。
今回はV4で追加されるポータル機能をご紹介します。


そもそもポータルって?
何の情報を集約し、何の情報を届けるのか?
権限設定

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1) そもそもポータルって?
正確には今回追加した機能は『企業ポータル』です。
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企業内でばらばらに管理された情報を集約し、
閲覧迄の手順を効率化したり、必要な人に必要な情報を届ける
ことを目的としています。
2) 何の情報を集約し、何の情報を届けるのか?
いざ使ってみようと思うとここが一番悩むところだと思います。
GroupSessionでは大きく分けて2つのタイプのポートレットを用意しました。
・自由に作成できるポートレット
・各プラグインの新着、集約情報、リンク
自由に作成できるポートレット
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「まず自由に作成できるポートレット」は文字通り「自由」です。
テキスト、HTML、CSS、JavaScript、画像ファイル、URLを入力できます。
[使用例]
・目標、予算等の活動のゴールを表示
・ファイル管理に設置した「就業規則」へのリンク
・ファイル管理に設置した「インフルエンザ対策ガイドライン」へのリンク
・危機管理の一環として緊急連絡先の一覧
・自社のプレスリリース/ニュースコンテンツ
・ブログパーツを設定
各プラグインの新着、集約情報、リンク
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こちらは既存機能を活用するためのポートレットです。
・掲示板スレッド一覧(フォーラム毎)
・ファイル管理フォルダ階層(キャビネット毎)
・在席管理グループメンバー(グループ毎)
・プロジェクトTODO状態内訳(プロジェクト毎)
・スケジュール グループスケジュール(グループ毎)
・グループブックマーク(グループ毎)
・メインに表示可能な全てのポートレット
[使用例]
 総務ポータルを作成し、総務だけがアクセスできるパーツを集約。
 → これまで活用していた機能をポータルに集約できます。
   (総務のダッシュボードを作るイメージ)
  総務フォーラム、総務専用キャビネット、総務グループスケジュール、
  総務グループブックマーク、総務プロジェクト
これらのポートレットを組み合わせることで
自社、部門、グループ毎のポートレットを作成することができます。
3) 権限設定
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ポータル/ポートレット毎にアクセス権限を設定できます。
営業部の人員が総務部のポータルを見ても仕方ないですね。
ポータルにアクセスできるユーザを制限することができます。
(グループ、ユーザ、またはその組合せで設定可能)
またポートレット毎にもアクセス権限を設定できます。
そのためポータルは見せたいけど「この部分だけは正社員のみ」といった設定も可能です。
最後に
テスト運用で実際に使用した感想としては、
「何を伝えたいのか」がはっきりしているポータルは
作りやすく活用もされると思います。

当社で効果が高かったのはISMS(ISO/IEC 27001)用のポータルを作成し、
担当者・体制、規約、運用資料、教育コンテンツを設置したことです。
また見せ方も文書を長々と書くのではなく、必ず画像を入れ、短い単語で
記載する方が見やすくアクセスも多くなります。
(長い文書は掲示板、ファイル管理へのリンクで対応がお勧め)
自由度が高い分、作り方によっては大きな効果があるかもしれません!
リリース迄もう少しですご期待ください!

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